İşletmeler genellikle iş sistemlerinden ikisini kullanırlar. Bu sistemler;
1. Çevrimiçi hareket işleme (OLTP) olarak ta bilinen Operasyonel işlemler,
2. Kullanıcılara işlerinde daha etkili kararlar alabilmesini sağlayan ve bu amacı gerçekleştirebilmek için operasyonel verileri uygun bir şekilde seçerek alan Karar Destek Sistemleri’dir.
Bazı şirketler bu iki işlemi tek bir sistemde gerçekleştirmelerine rağmen genellik bu durum aşağıda açıklayacağım nedenlerden dolayı pek uygun olmamaktadır.
• Operasyonel sistemler içinde bulunan OLTP verileri tekrarlamayı önlemek üzere normalleştirilirler ve bu verilerin analiz işlemlerinde kullanılması için daha karmaşık sorgular yazılmasını gerektirir.
• OLTP sistemler Veri Ekleme, Düzenleme ve Silme işlemleri için uyarlanmışlardır ve genellikle yüksek bir indekslemeye tabii tutulmamışlardır. İndekslerin az olması nedeniylede analitik verileri almak için kullanılan sorgularda performans problemleri olması yüksek bir olasılıktır.
BI çözümlerinin temel hedefi geniş ölçekli karar destek yeteneği ve kullanıcıların iyi organize edilmiş ve çeşitli kullanıcı gruplarından gelmiş verileri kolay kullanabileceği araçlar
sunmaktır. BU nedenle veriler OLTP sistemlerinde olsalar bile bir BI sistemine aktarılıp bu sistemde etkin karar destek sorgulamalarına gidilmelidir.
Aşağıda BI çözümleri için kullanılan temel BI terimleri ve açıklamaları anlatılmıştır.
ETL : Operasyonel sistemlerde tutulan veriler işletmede kullanılan uygulamalara özel bir şekilde tutulduğu için kullandığımız BI sistemine direkt olarak atılmaya uygun olmayabilir.
Bu tür heterojen yapılardan gelen verilerin BI sistemine Aktarılması, Uygun Şekilde Çevrilmesi (işimize yaramayan verilerin ayıklanması, veri tiplerinin uygun hale getirilmesi, vb.) ve son olarak BI sistemine Yüklenmesi işlemine ETL adı verilmektedir
Data Warehouse : Veri ambarı olarak da adlandırabileceğimiz Data Warehouse, BI sistemlerinde kullanılan tutarlı verilerin tutulduğu merkezileştirilmiş ambarlardır. Bu kısa tanımla birlikte aslında veri ambarları, veri analizi, veri madenciliği ve raporlama işlemlerinin her biri için verinin farklı kopyalarını da tutarlar. Ayrıca sorgu performansını artırmak için bir çok durumda Denomalize işlemine tabi tutulmaları gerekmektedir.
Data Mart : Data Mart’ları Veri Ambarının bir parçası olarak tanımlayabiliriz. Örnek vermek gerekirse, bir şirket içerisinde bulunan Pazarlama ve Satış departmanlarına ait analizleri Veri Ambarının tamamından değilde sadece Pazarlama yada sadece Satış departmanlarına ait bölümlerinde çekip işlemeye Data Mart adını verebiliriz.
OLAP : Çevrimiçi Analitik İşleme olarakta bilinen OLAP en çok kullanılan analizlerden olan çok boyutlu analizdir. Bu sayede veriyi işletmenin kabul ettiği sınırlar dahilinde bir OLAP küpü içine yerleştirebilir ve bu şekilde detaylı bir analiz gerçekleştirebiliriz. Örneğin; kullanıcıların satış toplamlarını ürüne, sipariş tarihine, müşteriye ve satıldığı lokasyona göre ayrı ayrı gösteren bir küp oluşturabilriz.
Data Mining : Veri Madenciliği, veriyi analiz etmek ve veri içerisinde bulunan örnek ve istatistiklere bağlı olarak tahmin yürütebilmek için matematiksel algoritmalar kullanan bir çözümdür. Veri Madenciliği çözümleri içerisinde eğilimleri, kümeleri yada istatistiksel ilişkileri barındıran bir yada daha fazla veri madeni algortiması içerebilir. Örneğin; bir müşterinin daha önceden almış olduğu malları kullanıp o müşterinin hangi tür ürünlere eğilim gösterdiği tahmin edilebilir ve müşteriye eğilim gösterdiği ürün kategorisinde yeni çıkmış bir ürüne ait bilgiler gönderilebilir yada ona benzer özellikler gösteren farklı müşterilerin almış oldukları diğer ürünler öneri olarak sunulabilir.
Dashboard ve Scorecard : İşletmenin kısa ve uzun vadeli taktik anlayışlarını belirlediği araçlara verilen isimlerdir. Scoreboard’lar haftalık ve aylık taktik belirlemeye dolayısı ile uzun vadeli işlemler için kullanılırken Dashboard’lar ise daha kısa süreli örneğin bir iki saat aralıklarla bile güncellenebilirler. Bu nedenle Dashboardlar içerisinde scoreboard’lar barındırılabilir.
Raporlama : Standart sabit raporlardan verilen parametrelere bağlı olarak belli seviyelerde içerisinde gezinebileceğimiz raporlarımız olabilir. Ek olarak raporlama sistemi kullanıcılara yetkilerine bağlı olarak raporların en güncel durumlarını otomatik olarak sunabilmelidir.